Menerapkan Rekam Kesehatan Elektronik (EHR) adalah proses multi-langkah yang akan berdampak pada semua anggota staf. Seperti halnya proses baru, kurva pembelajaran terlibat. Memiliki rencana yang solid dapat menghemat berjam-jam stres bagi semua orang di tim Anda.
Berikut adalah sepuluh langkah penting yang harus diambil untuk implementasi EMR yang sukses.
1. BENTUK TIM IMPLEMENTASI ELECTRONIC HEALTH RECORD (EMR)
Saat menerapkan EMR, Anda memerlukan tim yang kuat untuk membantu proses berjalan semulus mungkin. Tim dapat mencakup anggota staf seperti dokter, perawat, asisten medis, dan staf administrasi. Anggota tim akan membantu proses tersebut dengan mengajarkan keterampilan EMR kepada rekan kerja dan bertindak sebagai pembawa pesan bagi tim implementasi untuk mengidentifikasi tantangan di sepanjang jalan.
Ketua super user, ketua tim medis, dan project manager adalah tiga peran penting yang perlu dipertimbangkan saat membangun tim EMR di rumah sakit.
Ketua super user adalah pakar EMR internal yang ada di rumah sakit. Beberapa tugasnya mencakup pembuatan template form dan pengembangan alur kerja / bisnis proses. Posisi ini mungkin juga bertanggung jawab untuk membuat standard prosedur operasional untuk mengatasi masalah yang ditemui user saat penerapan system EMR.
Ketua tim medis, Peran ketua tim medis sebagai dokter utama adalah untuk memandu organisasi melalui implementasi EHR yang berperan sebagai penghubung antara pengguna front office dan staf medis di lapangan. Sebaiknya dipertimbangkan untuk memilih Ketua tim medis ini adalah dokter yang juga memiliki keahlian dan peminatan terhadap teknologi yang menyambut baik transformasi kearah elektronik medical record ini.
Project Manager, Project manager akan menjadi kontak utama dengan vendor dan staf rumah sakit yang akan menggunakan EMR. Posisi ini juga akan membantu semua orang tetap fokus pada jadwal penerapan, melacak kemajuan, dan menangani masalah user.
2. SIAPKAN DENGAN BAIK SOFTWARE ELECTRONIK MEDICAL RECORD (EMR)
Saat menerapkan EMR di rumah sakit Anda, pastikan langkah-langkah keamanan terpenuhi untuk tidak melanggar ketentuan HIPPA. Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPPA) dan Aturan Privasi HIPPA menetapkan standar untuk melindungi data pasien yang sensitif dengan menciptakan standar untuk pertukaran elektronik , Dan privasi dan keamanan informasi medis pasien oleh orang-orang di industri kesehatan. Sebagai bagian dari HIPAA, Aturan Penyederhanaan Administratif dirancang untuk melindungi kerahasiaan pasien, sambil membiarkan informasi medis diperlukan untuk dibagikan sambil menghormati hak pasien terhadap privasi. Sebagian besar penyedia layanan kesehatan, organisasi kesehatan, dan rencana kesehatan pemerintah Yang menggunakan, menyimpan, memelihara, atau mengirimkan informasi perawatan kesehatan pasien diminta untuk mematuhi peraturan privasi hukum HIPAA.Rumah Sakit Anda mungkin perlu melakukan penilaian risiko HIPAA. Anda dapat bekerja sama dengan vendor TI kesehatan Anda untuk memastikan bahwa perangkat lunak tersebut telah sesuai dengan standard HIPPAA.
Selain dengan standard keamanan data, software EMR yang diimplementasikan hendaknya sudah memenuhi dan mendukung standard akredinasi nasional yang berlaku di Indonesia. Untuk itu salah satu tugas dari tim implementasi EMR ini adalah untuk memastikan system EMR yang akan digunakan telah sesuai dengan semua aturan dan ketentuan yang berlaku di Indonesia.
3. SIAPKAN DENGAN BAIK IT INFRASTRUCTURE RUMAH SAKIT SEBAGAI PENUNJANG SISTEM ELECTRONIK MEDICAL RECORD (EMR)
Peranan IT Infrastructure dalam menunjang implementasi EMR sangatlah besar, IT Infrastructure disini meliputi :
- Server
- Storage
- Perangkat jaringan / IT Networking
- Sistem Backup dan Disaster recovery planning
Sebuah aplikasi EMR akan melibatkan user dari semua department di rumah sakit yang akan menggunakan jaringan computer sebagai media komunikasi dan lalu lintas data emr pasien yang kemudian akan diolah oleh system server aplikasi dan disimpan didalam storage system dirumah sakit.
Keseluruhan topology dan system IT Infrastructure ini tentunya merupakan backbone utama yang perlu dipersiapkan dan diimplementasikan dengan baik untuk menunjang kesuksesan implementasi EMR di rumah sakit.
4. TIMELINE DAN STEP STEP IMPLEMENTASI EMR
Timeline / jadwal implementasi EMR merupakan salah satu Langkah pentinting yang perlu ditentukan dan disepakati Bersama dalam keberhasilan implementasi EMR di rumah sakit.
Jadwal yang telah disusun oleh Project Manager kemudian dijalankan dengan baik oleh seluruh civitas rumah sakit. Agar setiap aktivitas kegiatan bisa dijalankan ssuai dengan timeline yang telah disusun, Project Manager harus selalu memantau dan memastikan semua aktivitas berjalan dengan baik dengan dibantu oleh Lead Super User dan Ketua Tim Medis.
Beberapa point utama dalam penyusunan Timeline Implementasi yang harus ditetapkan adalah sebagai berikut :
- Perencanaan dan persiapan
- Assesment system EMR
- User acceptance test / UAT
- Sistem integration testing / SIT
- Training of the trainer
- Training of the user oleh Trainer Internal
- Pilot project implementasi
- Go live tahap 1 : Poliklinik
- Go live tahap 2 : IGD
- Go live tahap 3 : Rawat inap dan seluruh unit pelayanan rumah sakit
- Monitoring dan evaluasi
Cum et essent similique. Inani propriae menandri sed in. Pericula expetendis has no,
quo populo forensibus contentiones et, nibh error in per.Denis Robinson
5. DATA TRANSFER
Setelah perangkat keras dan software EMR siap digunakan, langkah selanjutnya dalam penerapan EMR adalah mentransfer data. Untuk memulai, Anda harus menentukan cara memigrasikan data dari sistem lama sebelumnya ke system EMR yang baru.
Ada beberapa cara untuk melakukan langkah ini. Anda dapat menugaskan staf yang ada, atau mempekerjakan staf tambahan atau staf sementara untuk mengunggah informasi ke dalam EHR baru.
Untuk membuat proses ini semulus mungkin, Anda perlu menyiapkan daftar informasi yang akan dimasukkan ke dalam EMR. Memiliki proses di tempat akan membantu memastikan tidak ada informasi penting yang terlewatkan.
6. PENYESUAIAN WORKFLOW / BUSINESS PROCESS
Berbicara tentang proses sekarang adalah waktu untuk menerapkan alur kerja yang solid. Sangat penting untuk menetapkan alur kerja sebelum penerapan EMR untuk mengurangi jumlah stres yang akan dihadapi tim Anda.
Memiliki alur kerja yang tidak efisien, termasuk kurangnya jumlah anggota staf yang terlatih dan siap menggunakan EHR akan memperburuk masalah selama proses implementasi.
Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini saat Anda membuat alur kerja:
- Apakah ini perlu?
- Apakah ini menambah nilai bagi pasien?
- Apakah ini meningkatkan efisiensi untuk staf?
- Apakah ini urutan yang benar?
Apakah orang yang tepat melakukan langkah ini?
7. PROSEDUR SISTEM DOWN
Seperti halnya jenis teknologi apa pun, Anda harus siap menghadapi kesalahan sesekali. Mulailah dengan melakukan brainstorming masalah dan buat rencana use case yang solid tentang cara menangani potensi masalah.
Misalnya, apa yang akan Anda lakukan saat listrik padam? Bagaimana jika ada kerusakan di seluruh sistem yang memerlukan bantuan TI untuk memperbaikinya? Anda akan ingin mengembangkan prosedur yang memberikan instruksi yang jelas kepada dokter dan staf tentang apa yang harus dilakukan saat EHR tidak tersedia.
Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini saat mengembangkan prosedur Anda:
- Bagaimana dokter dan staf akan diberitahu tentang downtime?
- Bagaimana alur perawatan pasien berlanjut?
- Bagaimana check-in pasien akan terjadi?
- Bagaimana dokter dan staf akan mendokumentasikan kunjungan tersebut?
Memiliki prosedur elektronik dan kertas yang tersedia untuk staf akan meningkatkan kepercayaan diri mereka tentang cara menangani waktu henti EMR. Beberapa praktik medis menyusun instruksi dalam penjilid tiga cincin dan menyimpan salinannya baik di rumah maupun di luar kantor. Selain itu, pertimbangkan untuk menyimpan salinan PDF di cloud yang aman, sehingga anggota staf memiliki banyak opsi untuk mendapatkan instruksi dengan cepat.
8. TRAINING USER
Pelatihan ekstensif sangat penting untuk memastikan keberhasilan implementasi EHR. Buat rencana pelatihan sehingga semua dokter dan staf, saat ini dan di masa mendatang, dapat memperoleh pengetahuan dan keterampilan untuk menggunakan EHR dengan sukses saat Anda siap meluncurkannya.
Berikut adalah beberapa prinsip yang perlu dipertimbangkan:
Step by step
Berikan keterampilan dasar kepada dokter dan staf sebelum diluncurkan. Mungkin sulit bagi pengguna untuk sepenuhnya memahami sistem sampai mereka dapat menggunakan program tersebut. Setelah pengguna dapat “mengemudi” setidaknya selama seminggu, pelatihan tambahan dapat diperkenalkan untuk meningkatkan keterampilan, mempelajari trik menghemat waktu, dan membiasakan diri dengan teknologi.
Sistem pengajaran training of the trainer
Pertimbangkan untuk melatih pengguna super di setiap spesialisasi dan untuk setiap peran. Misalnya, perawat mengajar perawat terbaik dan ahli bedah mengajar ahli bedah terbaik. Selain itu, jika Anda memiliki pengguna super di setiap spesialisasi, mereka dapat menjadi sumber daya berkelanjutan bagi rekan mereka.
Memetakan kebutuhan pelatihan berkelanjutan
Memiliki rencana untuk pelatihan berkelanjutan. Seiring berjalannya waktu, pengguna akan menemukan jalan pintas dan cara baru untuk menggunakan alat dan ingin berbagi temuan ini dengan kolega mereka. Selain itu, EHR perlu diperbarui dengan fungsionalitas baru dan/atau lebih baik yang memerlukan pelatihan tambahan.
Cara untuk menangani situasi ini secara efektif meliputi:
- Kembangkan sistem bagi pengguna untuk mengirimkan rekomendasi EHR sehingga perubahan dapat dilakukan.
- Dorong pengguna EMR aktif untuk berbagi masukan dan menawarkan solusi untuk meningkatkan kegunaan, baik dengan sistem pelacakan formal atau melalui diskusi online yang mendorong berbagi ide.
- Buat sistem untuk penyesuaian EMR berkelanjutan. Setelah dokter dan staf menguasai EHR baru, mereka akan mengidentifikasi modifikasi yang dapat meningkatkan alur kerja.
- Pertahankan hubungan vendor EMR dan manfaatkan dukungan TI untuk:
- Kembangkan atau sesuaikan templat entri data
- Merevisi formulir dan surat yang dihasilkan EMR
- Aktifkan aturan pendukung keputusan klinis baru (jika tersedia)
- Ubah set pesanan
- Cari peluang integrasi dengan sistem lain yang umum digunakan dalam praktik
- Rencanakan pelatihan kelompok sebelumnya. Pelatihan akan memakan waktu sejak melihat pasien, sehingga perencanaan lanjutan mengurangi gangguan pada alur kerja praktik.
9. PENENTUAN STRATEGI GO LIVE SISTEM EMR
Setelah rencana implementasi EMR Anda siap dijalankan, saatnya memutuskan cara meluncurkannya. Biasanya ada dua cara untuk melakukan ini, sekaligus, “Big Bang” atau perlahan, dengan pendekatan bertahap.
Beberapa praktik menggunakan pendekatan “ledakan besar” dan meluncurkan sistem EMR untuk semua pasien dan fungsi pada hari yang sama. Pendekatan ini meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk mengelola catatan kertas serta sistem EHR baru pada saat yang bersamaan. Kelemahannya adalah bisa sangat mengganggu dan masalah kecil bisa tampak monumental.
Beberapa praktik mengambil pendekatan yang lebih lambat dan menerapkan EMR secara bertahap. Dengan memperkenalkan fungsi EMR satu per satu, seperti e-resep untuk memulai dan kemudian memperkenalkan fitur lainnya nanti, beberapa praktik menemukan gangguan lebih mudah untuk dikelola. Praktik dan organisasi yang lebih besar dapat diterapkan secara perlahan dengan meluncurkan EMR di lokasi atau departemen tertentu terlebih dahulu dan kemudian memperkenalkan program tersebut ke seluruh organisasi.
Setelah pendekatan peluncuran diputuskan, dokter dan staf dapat bersiap untuk sistem EMR yang baru.
Pada hari “Go Live” yang sebenarnya, disarankan untuk menurunkan volume pasien yang akan memastikan kelancaran transisi bagi pasien dan staf. Staf meja depan juga direkomendasikan untuk memberi tahu pasien sebelum janji temu atau hari praktik sedang melakukan transisi perangkat lunak dan bahwa prosesnya mungkin sedikit terganggu. Mereka akan menghargai wawasan dan lebih sabar jika ada penundaan selama kunjungan mereka.
10. EVALUASI, FEEDBACK DAN CONTINOUS IMPROVEMRNT SISTEM EMR
Sekarang setelah Anda berhasil mengimplementasikan EMR, pastikan untuk mengumpulkan umpan balik dari pengguna untuk terus meningkatkan prosesnya. Pastikan jalur komunikasi tetap terbuka sehingga anggota staf dan dokter merasa nyaman memberikan umpan balik. Jika semua orang bekerja sama, sistem EMR akan menjadi peningkatan praktik Anda.
Menerapkan EMR adalah proses multi-langkah yang memerlukan perencanaan lanjutan. Gunakan langkah-langkah ini untuk membantu membuat transisi semulus mungkin.
